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Compliance e os Pequenos Negócios no Brasil

Parte 3/3

IMPLANTANDO COMPLIANCE NOS PEQUENOS NEGÓCIOS

Objetivos de um Programa de Integridade

Os objetivos do Programa de Integridade são: a criação de uma cultura que encoraje a conduta ética e aderência ao compliance; a identificação dos riscos relacionados ao negócio; a prevenção e detecção de condutas ilícitas; a orientação e apoio aos colaboradores a fim de cumprir as normas e procedimentos por meio de comunicações claras e acessíveis e de ferramentas simples; e a proteção da empresa casso ocorra falhas no programa de integridade.

O Programa de Integridade vem para garantir que a coordenação integrada de todos os envolvidos – colaboradores, fornecedores, parceiros, clientes etc. – não se transforme em danos para a empresa.

Outro importante objetivo do programa está relacionado à sustentabilidade do negócio. A criação de novos mecanismos, políticas e procedimentos, pode demandar recursos, o que deve ser visto como investimento e não custo, mas trará benefícios, funcionando como uma ferramenta de sustentabilidade corporativa, porque, além de prevenir fraudes, desvios e evitar multas e punições previstas em lei, irá proteger a imagem da empresa e evitar, por exemplo, rompimentos de parcerias e perda de clientes.

Custos diretos

1. Multas e penalidades pelas autoridades

2. Contratação de advogados para defesa da empresa e de profissionais envolvidos

3. Tempo dedicado a administrar os processos administrativos e judiciais e danos de reputação dentro e fora da empresa

4. Repercussão negativa na imprensa, com impacto nos negócios e na motivação dos colaboradores

Custos indiretos

1. Licenças e autorizações necessárias para a empresa voltar a funcionar

2. Proibição em participação de licitações e contratações com órgãos públicos

3. Medidas legais iniciadas por parte de concorrentes que se sentiram lesados pelas ações ilícitas da empresa

4. Medidas legais tomadas por parte de investidores face à desvalorização de seu valor de mercado

5. Consequências tributárias relacionadas a pagamentos de impostos inadequados

Benefícios

1. Maior conhecimento sobre seu próprio negócio e o mercado em que atua

2. Melhor aplicação de recursos

3. Maior proteção contra fraudes e demais irregularidades em sua cadeia de valor

4. Atração de profissionais de alto desempenho para a equipe

5. Diferencial competitivo e valorização da marca

6. Celebração de contratos de médio e longo prazo com outras empresas íntegras

7. Estabelecimento de parcerias e atração de investimentos de empresas estrangeiras

Elementos de um Programa de Integridade

Com base em requisitos de leis e em melhores práticas de compliance, foram criados parâmetros ou pilares para um programa de compliance e integridade. São componentes que interagindo entre si, trazem eficácia e robustez ao programa. É possível aplicar esses componentes a adequá-los a qualquer programa de integridade, inclusive para os pequenos negócios.

Os Pilares do Programa de Integridade para os Pequenos Negócios

Diferentes autores e literaturas trazem quantidades e nomes diferentes a esses pilares. Levando em consideração especificidades e limitações das micro e pequenas empresas brasileiras, se pode utilizar como base e orientação para a construção do programa de integridade os seguintes pilares:

I. Suporte da alta administração;
II. Análise e gestão de riscos;
III. Código de conduta, políticas e procedimentos;
IV. Treinamento e comunicação;
V. Medidas disciplinares

I. Suporte da alta administração

Na realidade dos pequenos negócios, os sócios, proprietários e donos representam a alta administração. A intenção de incorporar na empresa um programa de integridade deve partir desses administradores ou contar com seu apoio e comprometimento. A cultura organizacional de MPE costuma refletir a cultura de seu dono, por isso, é importante que sua conduta esteja em consonância com os padrões éticos e de integridade que se quer para a empresa. A atuação e a postura dos administradores e dos donos devem servir de exemplo aos funcionários. Eles devem acreditar nas medidas de integridade e atuar diretamente em sua execução.

Esse é um dos elementos mais importantes do programa de integridade, se não o principal. Baseia-se na alta direção e em sua articulação para demonstrar a relevância e necessidade, difundindo a ideia entre todos os envolvidos, desde funcionários, a fornecedores e parceiros. O programa será efetivo a partir do momento que todos entenderem qual conduta é esperada nas relações e operações, e qual é seu papel no desenvolvimento do programa.

Mais do que falar, ações demonstram esse suporte e intenção de construir uma cultura de compliance. Para isso, os administradores podem demonstrar e incentivar o compliance nas seguintes formas:

a) Propiciar os recursos necessários, humanos e materiais, para o planejamento e execução das medidas de integridade.

b) Declarações escritas para os funcionários: além de documentar, declarações escritas ajudam a comunicar os padrões da empresa e demonstrar a participação dos donos e chefes. Pode ser feita uma carta aos funcionários na abertura do Código de Conduta, por exemplo, ou mensagens eletrônicas sobre ética e integridade em linguagem coloquial que trazem pessoalidade e aproximam os funcionários do chefe.

c) Interação constante com os funcionários, participando de treinamentos, incentivando que também participem e demonstrando seu comprometimento. É importante estar preparado e aberto para auxiliar e orientar os funcionários em casos de dúvidas. Conversando é possível identificar problemas e dilemas enfrentados no dia a dia da empresa.

d) Criação e aplicação de código de ética ou conduta: a utilização pelos chefes e donos servirá de exemplo aos funcionários, o envolvimento de maneira proativa dos líderes reflete na conduta de toda equipe.

e) Elogios a posturas éticas e integras: mais eficaz que repreender desvios de condutas é incentivar condutas integras e que estão de acordo com o compliance da empresa. O reconhecimento serve como estímulo e irá encorajar outros funcionários a também terem comportamentos éticos e íntegros.

f) Deixar claro que a corrupção e condutas antiéticas são prejudiciais e devem ser prevenidas: os administradores devem servir de exemplo de bom comportamento, reforçando amplamente o caráter negativo dessas ações, e estimulando o cumprimento das regras.

II. Análise e gestão de riscos

Risco pode ser definido como a possibilidade de algo não dar certo. Já no cenário corporativo, esse conceito vai além, “envolve a quantificação e qualificação da incerteza, tanto no que diz respeito às perdas quanto aos ganhos por indivíduos ou organizações”. Estando toda e qualquer ação de pessoas e organizações sujeita a riscos e esses não podendo ser eliminados, sua administração ou gerenciamento é imprescindível para a sobrevivência das empresas.

O Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), trata de riscos e oportunidades – eventos – o que leva a impactos tanto negativos quanto positivos. O gerenciamento de riscos corporativos é, portanto e segundo as boas práticas definidas pelo Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), um instrumento de tomada de decisão dos administradores buscando melhorar o desempenho por meio da identificação de oportunidades de ganhos e redução de probabilidade ou impacto de perdas.

A análise de riscos e o gerenciamento serão a base do programa de integridade, sustentando e embasando a criação e desenvolvimento dos demais pilares: Código de Conduta, políticas e procedimentos, treinamentos etc. Ou seja, o programa de integridade será construído sob medida para cada empresa, levando em consideração sua realidade e seus desafios.

A fim de identificar os riscos inerentes a cada empresa, é necessário entender o mercado em que está inserido, se é um ambiente regulado, ou seja, se pertence a um segmento que possui normas, controle e fiscalização específicas como o de saúde, de energia, de óleo e gás e outros. Deve-se levar em conta a região em que a empresa está localizada, conhecer bem suas operações, se possui contratos com a administração pública, identificar a sua cultura, entender seus processos e conversar com aqueles que os desempenham, os seus colaboradores, fornecedores e parceiros.

Realizada a análise dos riscos, os administradores indicam quais respostas ou tratamentos serão adotados para cada um. A primeira opção é evitar o risco, ou seja, eliminar a situação de ocorrência, por exemplo, não possuir funcionários sem registros adequados para eliminar ocorrência de processos e/ou multas trabalhistas. A segunda opção é aceitar o risco e considerar suas opções de tratamento: reter, mantendo como está; reduzir, implementando ações e controles para minimizar a probabilidade e/ou impacto; e transferir ou compartilhar com um terceiro, por exemplo, contratando um seguro.

A gestão dos riscos envolve ainda a coleta de indicadores e registro, a comunicação aos envolvidos e o monitoramento contínuo e revisão periódica para correção de falhas e aplicação de melhorias, uma vez que os contextos em que os pequenos negócios estão inseridos são dinâmicos, podendo surgir novos cenários e com eles, novos riscos.

III. Código de conduta, políticas e procedimentos

Com base no conhecimento do negócio, do ambiente em que está inserido, nos riscos identificados, e na forma de tratamento estabelecida pelos administradores, serão definidos os padrões de conduta que representam o comportamento esperado de todos os funcionários e dirigentes da empresa.

O Código de Conduta é o documento que reúne as regras e diretrizes que devem ser seguidos por todos os membros da empresa. Ele deve ser claro, direto e amplamente acessível aos funcionários e também a parceiros ou clientes. Deve ser uma fonte de consulta no que diz respeito aos valores da empresa e os comportamentos esperados ou proibidos, bem como indicação de soluções aplicadas em caso de descumprimento. O Código de Conduta deve ser pensado de acordo com o seu público-alvo, com elementos e linguagem atrativas e que serão compreendidas facilmente, evitando o desconhecimento, especialmente, por parte dos funcionários.

As regras e diretrizes trazidas no Código de Conduta serão detalhadas e aprofundadas nas políticas. Cada política deve ser descrita de forma clara, apresentando seu objetivo, a quem se aplica e quem são os responsáveis, quais os procedimentos que devem ser adotados, a forma de monitoramento e possuir previsão para sua revisão.

Um exemplo importante de política para o pequeno negócio é a de avaliação de terceiros, ou due diligence. Para contratação de fornecedores ou prestadores de serviços, é imprescindível que seja feita uma diligência que levante informações e referências desses terceiros, buscando aspectos de integridade, anticorrupção e outros. Tal ação irá proteger a empresa uma vez que poderá ser responsabilizada por atos ilícitos praticados em seu interesse e benefício.

Os procedimentos irão descrever como os processos da empresa serão executadas. Os processos envolvem as atividades que transformam as entradas, os insumos, no serviço ou produto fornecido pela empresa, inter-relacionando pessoas, equipamentos e informações.

A descrição desses processos, procedimentos e políticas, envolverão meios de controles e cuidados para atenuar a ocorrência dos riscos ou seus impactos. Os controles funcionam para identificar, corrigir e interromper erros ou desvios, além de assegurar o bom desempenho das operações e permitir a emissão de relatórios e registro confiáveis, especialmente no que diz respeito à área financeira e contábil da empresa, conforme previsto pela Portaria Conjunta CGU-SMPE nº 2.279.

É importante que o Código e demais orientações sejam, além de escritos de forma clara e objetiva, amplamente divulgados aos funcionários para que tenham ciência e que sejam oferecidos treinados para que possam desempenhar seu papel da maneira desejada.

IV. Treinamento e comunicação

A efetiva implementação de um programa de integridade será alcançada quando todos os funcionários estiverem conscientizados, comprometidos e colocando em prática tudo o que foi escrito no Código de Conduta, nas políticas e nos procedimentos. A adesão das pessoas é um fator crítico para o sucesso do Compliance na empresa. O treinamento e a comunicação, alinhados aos valores e diretrizes do programa, irão atrair, educar e orientar os funcionários para garantir essa efetiva implementação.

A comunicação deve ser um processo contínuo, deve divulgar tanto a implantação do programa de integridade, o Código de Conduta, políticas e procedimentos, bem como suas alterações e atualizações, a fim de disseminar e reforçar o conteúdo ao longo do tempo. Para isso pode se utilizar diversas ferramentas de comunicação como mural, e-mail, intranet e evento. A mensagem deve ser clara e alinhada ao público-alvo, de forma que seja atrativa e de fácil interpretação.

O objetivo do treinamento é capacitar os envolvidos quanto ao conteúdo e práticas relativas às condutas e políticas do programa de integridade. Podem ser realizados treinamentos de diversos tipos, conforme a necessidade da empresa, objetivos do treinamento e público-alvo.

A comunicação e o treinamento podem ser estendidos aos parceiros e fornecedores, devendo ser utilizados de forma adequada às necessidades e realidade de empresa, a fim de conscientizar os envolvidos, assegurar que todos entendam e assumam para si os valores da empresa, que se guiem pelos padrões de integridade e estejam comprometidos com o programa implementado. É importante que haja registros das comunicações e dos treinamentos para comprovar sua realização e a participação dos funcionários, caso a empresa tenha que apresentar às autoridades.

V. Medidas disciplinares

Mesmo com os esforços por parte dos administradores da empresa, para implantar e possuir um programa de integridade efetivo nos pequenos negócios, investindo, divulgando, treinando e incentivando o Compliance, pode haver o descumprimento de condutas e regras estabelecidas, prática que não pode ser tolerada. É imprescindível, para a continuidade e sucesso do programa, que sejam aplicadas as soluções previstas no Código de Conduta.

Identificadas irregularidades, a empresa deve garantir interrupção imediata da ação correção dos danos. As soluções, ou medidas disciplinares, podem ser advertências, suspensão e demissão, sendo apropriadas e proporcionais ao descumprimento ou violação cometida, e aplicadas a todas as pessoas que a praticar, independente de cargo ou posição.

É importante que todos saibam quais punições são aplicadas a quais casos de descumprimento e, para garantir a credibilidade e seriedade do programa e integridade, a punição não pode demorar para acontecer.

Todas as medidas tomadas devem ser formalizadas e sua aplicação deve ser precedida de um processo de apuração ou investigação, a fim de garantir a confirmação da violação através da reunião de provas. Deve-se ter cuidado na aplicação das medidas disciplinares a fim de evitar processos trabalhistas ou indenizações, por esse motivo deve haver a confirmação e provas suficientes para, por exemplo, uma demissão por justa causa.

Um importante meio para identificar a ocorrência de desvios são as denúncias. Um canal que possibilite o recebimento e garanta a proteção do denunciante irá oferecer segurança e incentivará o envio de informação sobre irregularidades que poder estar acontecendo.

A implantação do Programa de Integridade pelos pequenos negócios, apesar de parecer extensa e complexa em um primeiro momento, pode acabar se tornando a formalização de práticas já adotadas pela empresa, “talvez falte apenas escrevê-las em um documento, organizá-las e implementá-las de forma consistente e periódica.”

Pilares e procedimentos mais complicados e de maior relevância como a análise de riscos, avaliação de terceiros e gestão de dados podem contar com orientação e consultoria de empresas e profissionais especializados que irão, juntamente com os envolvidos, levantar todas as informações necessárias para construir o programa de integridade adaptado ao negócio e que garanta sua efetividade. Não existe fórmula pronta, é preciso ter cuidado para desenvolver um programa que atenda as necessidades da empresa e seja exequível.

O monitoramento contínuo das políticas e procedimentos e a revisão periódica da análise e avaliação de riscos são necessárias para manter o programa de integridade atualizado. O compliance é um mecanismo vivo, deve se ajustar às mudanças que ocorrem na empresa decorrentes de transformações tanto internas, como alternância de colaboradores, novos produtos ou serviços, novas tecnologias desenvolvidas ou adquiridas, quanto externas, econômicas, de mercado ou de legislação.

Boas práticas e troca de experiências entre os pequenos negócios são benéficas e podem resultar em melhorias coletivas, social. O Compliance deve ser, a cada dia, aperfeiçoado e disseminado, envolvendo pequenas, médias e grandes empresas, e impactando de forma positiva em toda a sociedade. O Brasil passa por uma fase de mudança, de evolução, onde a ética e a integridade estão se tornando regra, não mais exceção, devendo estar presente em todas as relações, pessoais e profissionais.


Referências


CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO. Programa de Integridade: Diretrizes para empresas privadas. Brasília, 2015.


COSO Enterprise Risk Management Integrating with Strategy and Performance Executive Summary, 2017.


GULLO. Camila. Coleção Compliance PME. Compliance Básico para PMEs. Vol. 1. 2018. p. 7


IBGC. Gerenciamento de Riscos Corporativos: Evolução em Governança Estratégica. São Paulo, SP: IBGC, 2017. (Série Cadernos de Governança Corporativa, 19).


MALARA, Luciano A. Código de Conduta, Políticas Processos e Procedimentos. In Manual de Compliance / Organizador Christian Karl de Lamboy. São Paulo : Instituto ARC, 2017.


ROCHA, Letícia Sugai. Análise de Riscos: Metodologia e Casos Práticos. Escola da Cidadania. Observatório Social do Brasil. 2018.


SEBRAE e CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO, Integridade Para Pequenos Negócios: Construa o país que desejamos a partir da sua empresa. Brasília, 2015


SIBILLE, Daniel; SERPA, Alexandre. Os Pilares do Programa de Compliance: uma breve discussão. Livro Digital. São Paulo, LEC (Legal Ethics Compliance), 2017

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